访问 Airtable 官网后，点击右上角的“Sign up”按钮，可使用邮箱或 Google、Apple 账户快速注册。注册完成后，系统会自动引导你进入工作区（Workspace）首页。每个工作区相当于一个项目空间，你可以在左侧边栏点击“Add a base”来创建新的数据库（Base）。Airtable 提供了多个起始模板，涵盖项目管理、内容日历、客户关系管理等场景，你也可以选择“Start from scratch”从空白开始。建议根据实际业务需求选择模板，能大幅节省字段设计的时间。
一个 Base 由多张表（Table）组成，每张表类似电子表格，但底层是关系型数据库。每张表包含字段（Field）和记录（Record）。字段即列，定义数据类型；记录即行，存储具体数据。默认创建时会有一个主字段（Primary Field），通常用于记录名称或标题。你可以通过点击表名右侧的“+”号添加新字段，Airtable 支持文本、数字、日期、附件、单选、多选、关联、公式等超过 20 种字段类型。选择正确的字段类型是高效使用的基础，例如用“附件”字段上传图片或文档，用“关联”字段连接不同表之间的数据。
直接点击任意单元格即可输入内容。对于单选/多选字段，需要先在字段设置中定义选项列表。日期字段会弹出日期选择器，附件字段支持拖拽上传或点击浏览。若需批量导入数据，可点击表顶部的“Import”按钮，支持 CSV、Excel、Google Sheets 等格式。上传前建议检查列头名称与目标字段的匹配，Airtable 会自动映射，但特殊格式（如日期、数字）可能需要手动调整。导入完成后，系统会生成操作日志，方便回溯。
Airtable 最强大的功能之一是视图（View）。每个表可以创建多个视图，每个视图独立保存筛选、排序、分组和隐藏字段的设置。点击表左上角的“Grid view”下拉菜单，选择“Add a view”即可创建新视图。常见视图类型包括网格视图（默认）、表单视图、看板视图、日历视图和画廊视图。例如，项目管理可用看板视图按“状态”字段分组，形成 Kanban 面板；活动记录用日历视图按日期字段展示；团队提交数据用表单视图，用户只需填写表单即可新增记录，不会破坏原始数据。
在视图顶部工具栏中，点击“Filter”按钮可添加筛选条件，支持按字段值、日期范围、是否为空等逻辑组合。点击“Sort”可设置多级排序规则，例如先按优先级降序，再按截止日期升序。“Group”功能允许将记录按某个字段的值折叠为分组，比如按“部门”分组后可展开查看每个部门的任务。这些操作仅影响当前视图，不会改变底层数据。建议为不同用途（如周报、个人任务、管理者总览）创建专用视图，并给视图命名以便识别。
关联字段（Linked Record）用于连接不同表的数据。例如在“订单”表中关联“客户”表，只需添加一个“Link to another table”字段，选择目标表后，可在记录中直接选择已有客户。被关联的记录会在对方表中生成反向链接字段。公式字段（Formula）则支持计算，语法类似 Excel，可引用本表或其他关联表的字段。常用公式包括字符串拼接、COUNT、SUM、IF 条件判断等。合理使用关联与公式，可以避免数据冗余并实现动态计算，比如自动统计某客户的订单总数。
点击 Base 右上角的“Share”按钮，可邀请协作者。Airtable 提供四种权限级别：Owner、Creator、Editor、Commenter。Owner 可删除 Base；Creator 可修改结构和数据；Editor 仅能编辑数据；Commenter 只能添加评论。分享时既可输入邮箱邀请，也可生成公开链接（需设置密码或仅限特定域）。协作时所有修改会实时同步，并在单元格右上角显示编辑者头像。建议为大型团队开启“Field locking”功能，防止误修改关键字段结构。
Airtable 内置自动化工具，点击界面右侧的“Automations”可创建触发器-动作流程。常见场景：当某记录的状态变为“已完成”时，自动发送 Slack 通知；或当附件字段新增文件时，自动保存到 Google Drive。自动化支持条件分支和延迟执行，无需写代码。此外，通过“Extensions”面板可添加如脚本扩展（Scripting Block）、地图视图、图表可视化等。脚本扩展允许使用 JavaScript 操作数据，适合批量处理或自定义逻辑。若需要更复杂的集成，Airtable 的 API 接口可被外部应用调用，但本文仅聚焦内置使用方法。
Airtable 的 iOS/Android 应用功能与网页端基本一致，但布局针对触屏优化。在移动端创建记录、扫描条形码、拍照上传附件非常方便。建议在设置中开启“Offline mode”，可在无网络时浏览已加载的数据，联网后自动同步。移动端视图同样支持筛选与排序，但修改字段结构建议在桌面端进行，因为触屏操作复杂字段配置时不够精准。另外，利用移动端的“Quick actions”可自定义常用操作，比如一键新建任务或修改状态。
